1. Tutustu ohjelmaan ja selvitä hyvissä ajoin ennen seminaaria mitä kieliä varten tulkkausta tarvitaan sekä millaista tulkkausta vaaditaan (simultaanitulkkausta tekniikan avulla vai yksinkertaisempaa tulkkausta ilman teknisiä laitteita).

2. Ota selville onko seminaarin tiloihin rakennettu tulkkaustekniikkaa vai pitääkä sellaista vuokrata (tulkkauskoppi, mikrofonit, kuulokkeet).

Varmista onko seminaaritiloilla oma teknikko, joka on perehtynyt ja vastaa tulkkaustekniikasta, myös itse seminaarin aikana. Huomioi, etteivät tulkit vastaa tekniikasta.

3. Varaa tulkkaustekniikka ja tulkit heti, kun seminaarin ajankohta on lyöty lukkoon.

Syksyisin ja keväisin jäjrestetään runsaasti pohjoismaisia seminaareja, ja usein samanaikaisesti voi olla useampia tapahtumia. Sitä paitsi tulkkien tulee saada aikaa valmistautua tehtäviinsä.

4. Sovi kirjallisesti palkkiosta, työajoista, matkustustavoista jne.

Seminaaritulkit työskentelevät pareittain. Kun kieliyhdistelmät vaativat useampia tulkkeja, yksi tulkeista ottaa päävastuun ja kokoaa tulkit sekä toimii yhteyshenkilönä.

Helpota tulkkien työtä
Ammatitulkit ovat koulutettuja ammattilaisia, mutta eivät voi olla eläviä sanakirjoja tai tietosanakirjoja. Jotta tulkkaus toimisi hyvin, tulkkien on päästävä tutustumaan seminaarin teemaan ja mahdollisiin erityissanastoihin. Sen, joka vastaa seminaariohjelmasta, tulisi huomioida seuraavat seikat:

1. Lähetä seminaarin ohjelma ja kaikki materiaali tulkeille hyvissä ajoin. Ilmoita seminaarin puhujille, että seminaarissa on käytössä simultaanitulkkaus ja että etukäteen tehdyt esitykset tulee lähettää tulkeille etukäteen. Jos puhuja ei kirjoita esitelmäänsä. tulkeille on suureksi avuksi myös muu aiheeseen liittyvä materiaali, asiasanat ja listat. Tulkin takia ei tarvitse kirjoittaa esitystä, joka tulee lähinnä ääneen luetuksi, tulkki kääntää vain sen mitä sanotaan.

2. Muista tulkkeja myös itse seminaarin aikana:

Varmista, että kaikki materiaali, joka jaetaan seminaarin aikana (ryhmäraportit, päätöslauselmat ym.) annetaan myös tulkeille ennenkuin ne esitellään.

Muistuta puhujia, että heidän esityksensä tullaan tulkkaamaan. Puhujalle ja tulkeille on hyötyä käydä läpi esityksen mahdolliset vaikeat asiat ja termit, jotta tarkoitettu viesti menee onnistuneesti perille kuulijoille.