1. Se över programmet och utred i god tid före konferensen till och från vilka språk tolkning kommer att behövas och vilket slag av tolkning som behövs (simultantolkning med teknik eller konsekutiv tolkning utan tekniska hjälpmedel).

2. Ta reda på om konferenslokalen har inbyggd tolkteknik eller om den måste hyras in (tolkbås, mikrofoner, hörlurar).

Försäkra dig om att konferenslokalen har en tekniker som är insatt i tolktekniken och svarar för den även under konferensen. Observera att tolkarna inte är ansvariga för tekniken.

3. Boka tolkteknik och tolkar genast när tidpunkten för konferensen är fastslagen.

Det arrangeras ett stort antal nordiska konferenser under våren och hösten, och ofta kan det vara flera evenemang på gång under samma period. Dessutom måste tolkarna få tid på sig att förbereda sig för sina uppdrag.

4. Avtala skriftligt om arvoden, arbetstider, reseersättningar, etc.

Konferenstolkarna arbetar som nämnts parvis. När språkkombinationer kräver flera tolkar, utses en tolk till chefstolk och får i uppdrag att samla tolklaget och fungera som kontaktperson.

Underlätta tolkens arbete
Professionella tolkar är utbildat yrkesfolk, men de är varken levande ordböcker eller uppslagsverk. För att tolkningen skall lyckas bör tolkarna kunna sätta sig in i konferensens tema och eventuella specialtermer. Den som ansvarar för konferensprogrammet skall tänka på följande:

1. Skicka program och allt material om konferensen till tolkarna i god tid. Meddela föredragshållarna att konferensen simultantolkas och att skrivna föredrag skall skickas till tolkarna i förväg. Om föredragshållaren inte har tänkt skriva sitt föredrag, har tolkarna stor hjälp av annat material som hänför sig ämnet; stolpar och stickord räcker bra. För tolkens skull behöver ingen skriva ett föredrag som han/hon sedan läser upp. Tolken översätter bara det som sägs.

2. Kom ihåg tolkarna också under själva konferensen

Se till att allt material som delas ut under konferensen (grupprapporter, resolutioner etc.) också ges till tolkarna innan det presenteras.

Påminn talarna om att deras anföranden kommer att tolkas. Föredragshållaren och tolken har nytta av att på förhand tillsammans gå igenom eventuella svåra saker i innehållet och termer i föredraget för att tillsammans lyckas förmedla budskapet.